Dit artikel omschrijft hoe je tijd kunt schrijven in vPlan, en de tijdsregistraties automatisch kunt terugsturen naar Exact Online. Klik op een van onderstaande hoofdstukken voor de gewenste informatie.
Inleiding
Voorwaarden
Werkwijze
Instellen
Inleiding
vPlan haalt veel data op uit Exact Online systeem om je planning compleet te maken. Bepaalde informatie kun je ook terugsturen naar Exact Online, onder andere leverdatum of status van orders. Zo kun je, als je tijd registreert in vPlan, deze registraties terugsturen naar Exact Online, zodat dit ook altijd up to date is. Tijdschrijfregels kunnen teruggeschoten worden naar Exact Online voor zowel werkorders en projecten.
- Bij werkorders die opgehaald worden naar vPlan, waar bewerkingen aan hangen, kan tijd geschreven worden. De tijd die geschreven wordt op deze bewerkingen teruggestuurd worden naar Exact Online.
- Bij projecten die uit Exact Online worden opgehaald kan de tijd geschreven worden op standaard uursoorten. Deze tijdschrijfregels op de standaard uursoorten kunnen worden teruggeschreven.
Voorwaarden
Om gebruik te maken van tijdsregistratie van vPlan gekoppeld aan je Exact online administratie moet je aan de volgende voorwaarden voldoen.
Tijdschrijfgebruikers in Exact Online
Om op een bepaalde medewerker terug te schrijven naar Exact Online moeten de medewerkers in Exact Online aangemaakt zijn, dit hoeven dus geen tijdschrijfgebruikers te zijn.
Tijd registreren op werkorders
- Je maakt gebruik van de Exact Online integratie met vPlan
Zie: Instellingen van je vPlan Exact Online integratie - Je plant werkorders uit Exact Online in vPlan
Zie: Toelichting: Exact Online Productie - De bewerkingen uit Exact heb je gekoppeld aan vPlan (als activiteiten) en worden gebruikt in je vPlan planbord
Zie: Activiteiten linken aan je planbord - Je gebruikt medewerkers uit Exact Online als resources in vPlan, en hebt deze resources gekoppeld aan de juiste vPlan gebruikers
Zie: Hoe koppel je een resource aan een gebruiker? over hoe je resources aan gebruikersaccounts koppelt.
Zie: Toelichting: HR Module over het koppelen van Exact medewerkers als resources naar vPlan.
Tijd registreren op projecten:
- Je maakt gebruik van de Exact Online integratie met vPlan
Zie: Instellingen van je vPlan Exact Online integratie - Je plant projecten uit Exact Online in vPlan van het budget type ''Uren per uursoort'' of ''WBS''
Zie: Toelichting: Exact Online Projectmanagement - De uursoorten uit je Exact projecten heb je gekoppeld aan vPlan (als activiteiten) en worden gebruikt in je vPlan planbord
Zie: Activiteiten linken aan je planbord - Je gebruikt medewerkers uit Exact Online als resources in vPlan, en hebt deze resources gekoppeld aan de juiste vPlan gebruikers
Zie: Hoe koppel je een resource aan een gebruiker? over hoe je resources aan gebruikersaccounts koppelt.
Zie: Toelichting: HR Module over het koppelen van Exact medewerkers als resources naar vPlan.
Werkwijze
De uitleg over de verschillende manieren van tijdregistratie in vPlan vind je op: Tijdregistratie vPlan. vPlan kent op tijdregistraties verschillende statussen, namelijk concept, in behandeling, goedgekeurd, afgewezen en lopend.
Tijdregistratie met de statussen concept en ingediend kunnen worden gekoppeld aan Exact Online. Het goedkeuren van de tijdsregistratie gebeurt in Exact Online.
Wanneer een medewerker tijd schrijft op een werkorder of project in vPlan, dan wordt dit altijd eerst als concept opgeslagen. Op het moment dat de tijdregistratie opgeslagen is als concept wordt deze al direct naar Exact gestuurd.
Afhankelijk van je vPlan proces kan een Administrator, Planner of de medewerker zelf deze tijdregistraties indienen. Dit kan uiteraard in Exact, maar het kan ook in vPlan via het nieuwe Dashboard tijdregistratie. De tijdregistratie die in Exact Online al bekend was als concept wordt dan bijgewerkt naar ingediend.
In vPlan zie je de geregistreerde tijd in het dashboard als volgt:
In Exact Online worden de tijdregistraties van bijvoorbeeld project 143 getoond zoals in onderstaande afbeelding:
Het uiteindelijk goed- of afkeuren van de tijdregistratie gebeurt altijd in Exact Online. In de toekomst zal de goed- of afgekeurde status weer terug naar vPlan gestuurd worden. Hiermee is het proces tussen vPlan en Exact helemaal rond, en hoeven medewerkers voor de afhandeling van goed- of afgekeurde tijdregistraties niet meer buiten vPlan te werken.
Meer informatie over het indienen, goed- en afkeuren van tijdregistratie in vPlan lees je op: Goedkeuringsproces tijdregistratie.
Instellen
De optie om de tijdregistratie koppeling in te schakelen tussen vPlan en Exact online is niet standaard beschikbaar in je integratie instellingen. Heb je interesse of wil je de koppeling inschakelen? Neem dan contact met ons op via support@vplan.com.