In vPlan kun je in kaartjes checklijsten aanmaken, of deze in je configuratie als standaard inrichten om ze naderhand toe te voegen aan een kaart zodra je de checklijst nodig hebt.
Omdat checklijsten vaak bij een bepaalde stap in je planning afgewerkt moeten worden, is het handig om het toevoegen van checklijsten automatisch door vPlan te laten doorvoeren. Zo weet je zeker dat belangrijke controlestappen nooit vergeten worden (en scheelt het de planner onnodig klikwerk).
Checklijsten kun je automatisch laten toevoegen op basis van de volgende voorwaarden:
1. Automatisch checklijst toevoegen op basis van een activiteit
2. Automatisch checklijst toevoegen wanneer kaart is aangemaakt in een bepaalde fase
3. Automatisch checklijst toevoegen wanneer collectie wordt aangemaakt
4. Automatisch checklijst toevoegen wanneer label wordt toegevoegd
5. Automatisch checklijst toevoegen wanneer status van een kaart verandert
Klik op een van bovenstaande scenario's om de gewenste uitleg en toepasbaarheid te bekijken.
Tip: Wanneer je eerst meer wilt weten over de werking van checklijsten in het algemeen, kijk dan op: Planbord: Checklists inrichten en Kaartje: Checklist toevoegen en gebruiken
Algemene uitleg over automatiseringen vind je op: Hoe werken Automatiseringen?
1. Automatisch checklijst toevoegen op basis van een activiteit
Deze automatisering kun je instellen wanneer je wil dat er een bepaalde checklist wordt toegevoegd wanneer een bepaalde activiteit in een kaart wordt toegevoegd. Bijvoorbeeld een checklijst ''Controlelijst'' bij de activiteit ''Verpakken en verzenden''.
Deze automatisering werkt ook wanneer de activiteit al in de backlog aanwezig is, en de kaart wordt gepland.
De in te stellen voorwaarden zijn:
Activiteit: Kies bij welke activiteit de checklist toegevoegd moet worden.
Checklijst: Kies welke checklijst er toegevoegd moet worden.
Bijvoorbeeld:
2. Automatisch checklijst toevoegen wanneer kaart is aangemaakt in een bepaalde fase
Als je met een fase planbord werkt en je wilt dat een checklijst automatisch wordt toegevoegd in de kaart van een van die fasen, dan kun je deze automatisering gebruiken.
Deze automatisering werkt wanneer je zelf handmatig een kaart aanmaakt in een fase, maar ook wanneer je vanuit je backlog plant en er wordt automatisch een kaart in de desbetreffende fase aangemaakt.
De in te stellen voorwaarden en acties zijn:
Fase: Stel in op welke fase de checklist automatisch toegevoegd wordt (wanneer je een kaart plant of aanmaakt op die fase).
Checklist: Stel in welke checklist automatisch toegevoegd moet worden.
Bijvoorbeeld:
3. Automatisch checklijst toevoegen wanneer collectie wordt aangemaakt
Wanneer je wil dat bij elke nieuwe collectie die je aanmaakt in de backlog of planbord standaard een checklijst toegevoegd wordt, dan is dit de ideale automatisering. Deze automatisering voegt dus altijd een checklist toe, ongeacht de situatie of voorwaarden. Je hoeft alleen maar een nieuwe collectie aan te maken.
Voorbeeld:
4. Automatisch checklijst toevoegen wanneer label wordt toegevoegd
In vPlan zijn labels een van de meest gebruikte functionaliteiten voor herkenbaarheid in je planning. Met het toevoegen van labels kun je ook automatiseringen en processen in gang zetten, dus ook checklijsten.
Checklijsten op basis van labels toevoegen kun je op twee manieren variëren. Of je laat de checklijst toevoegen wanneer een label wordt toegevoegd in een specifieke planfase, of je kunt een checklijst laten toevoegen ongeacht in welke fase een label wordt toegevoegd.
De in te stellen voorwaarden en acties zijn:
Label: Kies bij welk label de checklijst toegevoegd moet worden.
Fase: Kies in welke fase het label toegevoegd moet worden om de automatisering uit te voeren.
Checklist: Kies welke checklijst de automatisering moet toevoegen.
Bijvoorbeeld, je wil dat als het label "Materiaal shortage" wordt toegevoegd aan een kaart in de fase ''Picking'' dat er automatisch een inkoop checklijst wordt toegevoegd aan de kaart.
Je kunt je automatisering dan als volgt instellen:
5. Automatisch checklijst toevoegen wanneer status van een kaart verandert.
Met statussen in vPlan hou je de voortgang van je werk bij. Je kunt werken met eenvoudige ''To do, doing, done'' statussen, maar je kunt hier ook diverse stappen tussen zetten afhankelijk van je proces. Bijvoorbeeld de sales funnel stappen in een verkoop proces.
Op basis van een statusverandering van een plankaart, kun je ook checklijsten automatisch laten toevoegen. Dit doe je met onderstaande automatisering.
De in te stellen voorwaarden en acties zijn:
Fase: Kies in welke fase de statusverandering moet plaatsvinden om de checklijst automatisch toe te voegen.
Status: Kies de status waarbij de checklist toegevoegd moet worden, als een kaart deze status krijgt.
Checklist: Kies uiteindelijk de gewenste checklist die toegevoegd moet worden.
Voor eerder genoemd sales proces zou je het bijvoorbeeld zo kunnen instellen: