Of je nu aan werk bent in een productiehal, of op kantoor of waar dan ook, de simpele en flexibele opzet van vPlan laat je activiteiten makkelijk plannen. Daarnaast kun je makkelijk met je team samenwerken, zodat iedereen altijd op de hoogte is.
Binnen vPlan worden activiteiten gepland op een planbord, het planbord bestaat uit zes basiscomponenten, maar de mogelijkheden ervan zijn oneindig.
Borden
Dagen
Fasen
Resources
Statussen
Plankaartjes
Borden
Een planbord vertegenwoordigd een proces van activiteiten. Of je nu je gehele productieproces, of inkoop- en verkoopproces, of andere bedrijfsactiviteiten wilt gaan plannen. Het is mogelijk om meerdere borden aan te maken. Een planbord is de plek waar jij je activiteiten organiseert en samenwerkt met je team. Een bord kun je vanuit drie benaderingen tonen:
-
Fasen
-
Resources
-
Statussen
Een bord bestaat altijd uit 2 assen, waarvan één altijd de kalenderdagen zijn en de ander de gekozen benadering in een baan, welke makkelijk te kiezen is vanuit het menu. Voor elke dag is er per benadering een blok. Binnen het blok kunnen plankaartjes aangemaakt worden en kan er eventueel capaciteit gekoppeld zijn. Met de filter en periode selectie kun je zelf bepalen welke informatie je wilt zien en over welke periode (dag, week of maand).vPlan kent naast de kalenderweergave ook andere planmethodes, zoals:
Lijstweergave
Plan, sorteer en filter je werk in rijen en kolommen.
Tijdlijn
Stroken weergave voor lange termijn planning.
Kanban
Procesplanning op basis van statuskolommen.
Dagen
Eén van de assen op het planbord is dagen. Je kunt in het planbord zelf de periode kiezen; dag, week of maand. Dagen kun je in of uitschakelen, zo kun je bijvoorbeeld feestdagen blokkeren. In de instellingen van het planbord geef je de standaard beschikbare weekdagen aan. Met de filter in het planbord kun je makkelijk niet-beschikbare dagen verbergen of tonen.
Fasen
Met faseringen hou je plankaartjes georganiseerd. Een bord bestaat altijd uit minimaal één fase, maar je kunt een oneindig aantal faseringen aan je bord toevoegen. Je kunt ze structureren zoals jij dat wilt.
De mogelijkheden van faseringen zijn heel divers. Je kunt een fase zien als afdeling binnen je bedrijf, of als stap in een proces of ander workflow waarin activiteiten doorlopen. Eventueel kun je ook faseringen gebruiken om onderscheid te maken in een planbord, bijvoorbeeld een planbord met een fase "Inkoop" en een fase "Verkoop".
Aan een fase koppel je activiteiten en resources. Zo weet vPlan welke werkzaamheden en door wie deze uitgevoerd kunnen worden. Resources kunnen je medewerkers zijn, maar evengoed machines, materiaal of ruimtes.
Resources
Wanneer er aan het planbord resources zijn gekoppeld kun je deze resources toevoegen aan plankaartjes. Hiermee worden resources gealloceerd aan het plankaartje. In het resource overzicht zie je een op één as de dagen en op de andere as je resources. Resources kun je toevoegen in je instellingen.
Statussen
Plankaartjes hebben altijd een status. Door kaartjes vanaf de start tot aan het eind door de statussen te verschuiven, creëer je een duidelijk werkproces. vPlan biedt standaard 3 statussen aan, namelijk Open, In Progress en Done. Maar denk eraan: vPlan kan volledig aangepast worden aan jouw specifieke behoeften, dus kun je zelf de statussen instellen qua naamgeving en kleur.
Plankaartjes
Het meest essentiële onderdeel van het planbord zijn de plankaartjes. Kaartjes worden gebruikt om taken, acties of opdrachten weer te geven. Een kaartje kan een activiteit zijn die gedaan moet worden, bijvoorbeeld een plank die gezaagd moet worden. Het kan ook iets zijn wat visueel moet zijn en niet vergeten moet worden, bijvoorbeeld uit te leveren verkooporders of inkomende inkooporders.
Je kunt zelf plankaartjes aanmaken door in een blok rechtsboven op het in beeld verschijnende plusje (+) te klikken en geef het een naam, bijvoorbeeld "Schoonmaken" of "Design ontwerpen".
Plankaartjes kunnen door erop te klikken op maat aangepast worden door allerlei nuttige informatie toe te voegen. Koppel eventueel resources aan het kaartje. Selecteer labels of pas makkelijk de uitvoer datum aan. Voeg activiteiten toe, zodat het kaartje een duur krijgt, wat impact heeft op de beschikbare capaciteit. Je kan zelfs opmerkingen plaatsen en bijlagen toevoegen.
Klinkt toch allemaal heel simpel? We hebben wel wat instellingen nodig om je bord goed in te stellen. We gaan dus eerst deze instellingen inrichten, voordat we een bord aanmaken. Laten we beginnen met de activiteiten.